Política de copiado de archivos

Alcance: Esta política se aplica a todos los departamentos de la Comisión, excepto al Fondo de Compensación por Lesiones Penales (CICF) y los archivos del CICF.

General: Todas las oficinas de la Comisión proporcionarán copias de los archivos ubicados en dicha oficina a las partes o a sus abogados a pedido y de acuerdo con esta política. Esta política es aplicable a las solicitudes generales de copia, incluidos los archivos VWC y otras solicitudes que no sean de FOIA. La Comisión hará copias de cualquier documento del expediente del caso que una parte o su abogado, tras su revisión física del expediente, pueda destinar para copiar. El personal de la Comisión no buscará en un expediente para satisfacer las solicitudes de copias de documentos concretos contenidos en el expediente. La mayoría de los archivos activos pueden revisarse a través del acceso a Internet a nuestro sitio web público. La revisión remota de archivos debe promoverse como la mejor manera de ver y copiar un archivo. Los quioscos también están disponibles en todas las oficinas de VWC para la revisión de archivos. Los archivos y documentos en papel podrán ser revisados en la oficina de la Comisión donde se almacenen los documentos en los términos y condiciones que dicha oficina pueda razonablemente aplicar para garantizar la seguridad del archivo o documentos.

Antes de procesar una solicitud de registros, la Comisión requerirá que el solicitante pague cualquier monto adeudado a la Comisión por solicitudes anteriores de registros que hayan permanecido sin pagar durante 30 días o más después de la facturación.

El Oficial de Cumplimiento proporcionará aclaraciones sobre las solicitudes de copias si el empleado no está seguro de que la solicitud esté sujeta a la FOIA.

Plazo: Las solicitudes de copias de documentos y expedientes serán cumplimentadas lo antes posible por la oficina de la Comisión que tramite la solicitud, pero en todo caso en un plazo de cinco días hábiles a partir de la recepción de la solicitud por parte de dicha oficina. Los archivos y documentos heredados y de otro tipo que se han archivado pueden tardar hasta siete días adicionales en procesarse.

Honorarios:

• Sin cargo por las primeras diez (10) páginas.
• $.25 por página para todos los documentos copiados en once (11) o más páginas. Esta tarifa debe incluir las primeras diez páginas impresas. Por ejemplo, copiar quince páginas incurrirá en un cargo de $ 3.75.
• Las copias certificadas incurrirán en una tarifa de procesamiento adicional de $ 2.00.
• Los archivos con imágenes se pueden copiar a un CD por una tarifa plana de $25.00.
• Los archivos en papel se pueden visualizar y copiar a un CD por $ 1.00 por página.
• Una solicitud de información con el fin de determinar la elegibilidad para el empleo incluirá una tarifa de búsqueda de $ 25.00.

Facturación: Las facturas serán procesadas por la oficina copiando los documentos. Se enviarán dos facturas impresas a la persona que solicite copias, y una se devolverá al Departamento de Servicios Financieros con su pago. Se debe enviar una tercera copia electrónica de la factura al Departamento de Servicios Financieros por correo electrónico para su recogida.